충청남도의회 회의록의 발간 및 보존 등에 관한 규정

[시행 2021.10.05]
(일부개정) 2021-10-05 의회훈령 제 66호

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제1조(목적) 이 규정은 「충청남도의회 회의규칙」에 따른 충청남도의회 회의록의 작성·발간·보존·열람·복사·공개 등에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. “보존회의록“이란 「지방자치법 제72조제2항」 또는 「충청남도의회 회의규칙」 (이하 “규칙”이라 한다) 제45조제1항 또는 제61조제3항의 규정에 따라 서명ㆍ날인한 후에 영구 보존하는 회의록을 말한다.<개정 2021. 10. 5.>

2. "배부회의록"이란 규칙 제47조제1항의 단서에 따라 게재하지 아니한 부분 외의 회의에 관한 사항을 기재·발간하여 의원에게 배부하고 일반에게 공개하는 회의록을 말한다.

3. "비공개회의록"이란 「지방자치법」제65조제1항의 단서, 「지방자치법 시행령」제44조제1항, 제48조의 단서의 규정에 따라 공개하지 아니한 회의에 관한 사항을 게재한 회의록을 말한다.<개정 2021. 10. 5.>

4. “임시회의록”이란 회의내용의 신속한 파악을 위하여 배부회의록 발간 이전에 임시로 의회 홈페이지에 게재하는 회의록을 말한다.<개정 2018. 4. 20., 2021. 10. 5.>

5. “전자회의록”이란 회의내용을 전자화하여 인터넷을 통해 일반에게 공개하는 배부회의록을 말한다.<개정 2021. 10. 5.>

6. "전재"란 배부회의록의 전부 또는 일부를 다른 간행물에 게재한 것을 말한다.

7. "참고문서"란 발언의원이 그 발언의 참고를 위하여 회의록에 게재하는 간단한 문서를 말한다.

제3조(회의록의 작성·발간) ① 회의록은 한 차의 회의를 한 호의 회의록으로 작성·발간하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 회의록을 작성하지 아니하여 결호가 발생한 경우에는 다음 호의 회의록 제명 아래에 그 사유를 기재한다.

② 회의록 본호의 신속한 발간 및 공표를 위하여 다음 각 호의 유인물을 부록으로 작성·발간할 수 있다.

1. 제반 보고사항

2. 서면질문과 답변서

3. 의원의 발언보충서

4. 참고문서

5. 그 밖에 본호에 게재하는 것이 적절하지 아니한 참고자료 등

③ 본회의, 위원회 등 회의내용의 신속한 파악을 위하여 임시회의록을 의회 홈페이지에 게재한다.<개정 2018. 4. 20.>

④「충청남도의회 기본조례」(이하 “기본조례”라 한다) 제31조의 규정에 따라 구성된 특별위원회의 회의록은 그 특별위원회가 존속하는 동안 회기에 관계없이 일련호수로 작성·발간한다.

규칙 제57조의 규정에 따른 연석회의의 회의록은 안건의 소관 위원회의 회의록으로 발간하되 표지에 관련 위원회를 함께 기재한다.

⑥ 행정사무감사 및 조사 회의록은 피감사기관별, 일자별로 작성·발간한다. 다만, 여러 기관을 통합하여 감사한 경우 또는 당일의 감사가 자정을 지나 끝난 경우에는 한 호의 회의록으로 작성·발간한다.

제4조(발언 등의 기재) ① 의사는 속기방법으로 이를 기록한다.

② 의장 또는 위원장(이하 “의장 등”이라 한다)의 허가를 받지 아니한 발언이나 발언자를 확인할 수 없는 발언도 의제와 관련 있는 경우에는 이를 기재한다.

③ 발언시간 초과로 마이크가 중단된 후 계속하여 발언한 부분도 기재한다.

④ 발언시간 초과로 발언을 마치지 못한 부분을 회의록에 게재하고자 하는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 신청서를 의장에게 제출하여야 한다.

⑤ 장내소란 등으로 청취가 불가능한 부분은 “(청취불능)”이라 표기한다. 이 경우 의장 등에게 회의경과 및 의사결정사항 등을 확인하여 기재할 수 있다.

⑥ 개의된 이후에 기록을 개시한 경우에는 개의시간과 회의경과 및 의사결정사항 등을 의장 등에게 확인하여 기재한다.

⑦ 법조문·숫자 등 명백한 사실을 착오로 잘못 발언한 부분은 발언자 또는 다른 발언자의 정정발언이 있는 경우를 제외하고는 정정하여 기재할 수 있다.

⑧ 의장 등이 기록중지를 명한 경우 기록을 중지한 동안의 발언은 기재하지 아니한다.

제5조(표결상황의 기재) 표결을 한 경우에는 표결방법에 따라 다음 각 호의 상황을 회의록에 기재한다.

1. 전자·기명·호명투표의 투표결과 및 찬성·반대의원 성명

2. 무기명투표(전자투표방식에 의한 무기명투표를 포함한다)의 투표결과

3. 기립표결의 기립상황

4. 거수표결(위원회에 한한다)의 거수상황

제6조(출석상황 등의 기재) 산회시간 표기 다음에는 출석의원 수 및 성명, 출석공무원 등을 순서대로 기재한다.

제7조(발언내용의 불게재) ① 규칙 제47조제1항 단서의 규정에 따라 의장이 게재하지 아니하기로 한 부분은 보존회의록을 제외한 임시회의록, 배부회의록 및 전자회의록에는 게재하지 아니한다. 이 경우 발언자가 본인의 발언내용을 게재하지 아니하고자 하는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 신청서를 의장에게 제출하여야 한다.

② 의장은 회의록원고의 내용이 규칙 제47조제1항 단서의 규정에 해당하는지 여부를 판단하기 위하여 필요한 경우 회의록 발간 전에 이를 검토할 수 있다.

③ 개인정보보호를 위하여 필요한 경우에는 발언을 임시회의록, 배부회의록 및 전자회의록에 게재하지 아니할 수 있다.

④ 중복발언이 강조의 의미가 아닌 경우 중복되는 발언은 회의록에 게재하지 아니할 수 있다.

제8조(참고문서 등의 게재) ① 의원이 기본조례 제51조제1항제13호를 회의록에 게재하고자 하는 경우에는 별지 제3호서식에 따른 신청서를, 기본조례 제51조제1항제14호 및 규칙 제61조제1항제11호의 규정에 따른 사항을 회의록에 게재하고자 하는 경우에는 별지 제4호서식에 따른 요구서를 의장에게 제출하여야 한다

② 유인물 등에 의한 보고·설명 등 유인물로 게재하는 것이 적절한 경우에는 유인물을 게재할 수 있다.

제9조(자구의 정정) ① 발언자가 규칙 제46조의 규정에 따라 자구를 정정하고자 하는 경우에는 별지 제5호서식에 따른 요구서를 의장에게 제출하여야 한다.

② 자구의 정정은 발언의 취지를 변경하지 아니하는 범위 안에서 다음 각 호의 경우에 한하여 할 수 있다.

1. 법조문·숫자 등을 착오로 잘못 발언한 경우

2. 특정 어휘를 유사 어휘로 변경하는 경우

3. 간단한 앞뒤 문구를 변경하는 경우

4. 기록의 착오나 오·탈자가 있는 경우

③ 자구를 정정하는 경우에는 배부회의록·전자회의록 및 보존회의록에 정정하여 게재한다.

제10조(회의록의 배부·공표) ① 배부회의록은 특별한 사유가 없는 한 회의 종료 후 30일 이내에 의회 홈페이지에 등록하여 일반에게 공표한다.<개정 2018. 4. 20., 2021. 10. 5.>

② 회의록의 공표 후 그 사실을 의원 및 도지사, 교육감과 유관기관 등에 통지함으로써 배부에 갈음한다. <개정 2021. 10. 5.>

③ 임시회의록은 본회의는 3일 이내, 위원회는 10일 이내(정례회의 경우에는 15일 이내)에 의회 홈페이지에 게재하여 열람할 수 있도록 하여야 한다.<개정 2018. 4. 20.>

④ 제1항 및 제3항에 따라 공개하는 경우에도 회의록의 내용이 규칙 제47조제1항 단서에 해당하는 때에는 공개하지 아니한다. <개정 2021. 10. 5.>

제11조(회의록의 열람·복사) ① 의원이 보존회의록을 열람·복사하고자 하는 경우에는 별지 제6호서식에 따른 신청서를 의장에게 제출하여야 한다

② 의원이 비공개회의록을 열람하고자 하는 경우에는 별지 제7호서식에 따른 요구서를 의장에게 제출하여야 한다.

③ 조례의 개정·폐지로 폐지된 위원회와 존속기간이 만료된 특별위원회 및 당대 의회 이전의 위원회회의록에 대한 열람·복사는 의장이 허가한다.

④ 의원 또는 발언자가 발간 전의 회의록 원고를 열람ㆍ복사하고자 할 때에는 별지 제8호서식에 의한 신청서를 의장에게 제출해야 한다. 다만, 열람ㆍ복사 범위는 공개할 수 있는 회의록 원고에 한하며 의장은 규칙 제47조제1항 단서에 규정된 내용 등을 고려하여 열람ㆍ복사를 허가할 수 있다.<신설 2021. 10. 5.>

제12조(녹음) 회의록 작성업무를 위하여 필요한 경우에는 의사내용을 녹음할 수 있다.

제13조(원고 등의 보존) 회의록 원고와 녹음파일 등 보조자료는 배부회의록이 공표된 후 폐기한다.<개정 2018. 4. 20., 2021. 10. 5.>

제14조(위임규정) 회의록의 작성과 체제 및 배부·반포의 방법 그 밖의 필요한 사항은 사무처 내규로 정한다.

부 칙 (의회훈령 제3호)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부 칙 (의회훈령 제30호)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부칙 (의회 규정 제40호)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부 칙(의회 훈령 제46호)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부 칙(의회 훈령 제51호)

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부 칙(의회 훈령 제66호)

제1조(시행일)이 규정은 공포한 날부터 시행한다

제2조(적용례)제2조제1호(정의), 제10조(회의록의 배부ㆍ공표),,제11조(회의록의 열람ㆍ복사), 제13조(원고 등의 보존)은 이 규정 시행이후 개최되는 회기부터 적용한다.

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